PManager.pl

PRINCE2 ^TM - PRojects IN Controlled Enviroment - Projekty w Kontrolowanym Środowisku. Rozwinięcie skrótu nazwy jednej z dwóch najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami stanowi zarazem jej doskonałą charakterystykę. Prowadząc projekt zgodnie z metodyką PRINCE2 prowadzimy go przede wszystkim w sposób kontrolowany.

Początkiem każdego projektu jest potrzeba. Określa się ją jako potrzebę biznesową, choć słowo „biznes” należy tu rozumieć bardzo szeroko. Ktoś w organizacji dostrzegł problem, potrzebę lub szansę. Jeśli ta osoba wykazała się proaktywnością i nadała sprawie dalszy bieg, to  być może zapoczątkowała cały ciąg zdarzeń, które później nazwiemy projektem. W tej chwili projektu jeszcze jednak nie mamy. Zanim rozpocznie się jego realizacja musi jeszcze zapaść wiele decyzji oraz podczas procesów przygotowania i inicjowania projektu musi zostać przeprowadzonych wiele prac planistycznych. Przedtem jednak kierownictwo firmy bądź programu projektów musi podjąć decyzję o rozpoczęciu prac nad projektem, którą to decyzję metodyka nazywa Zleceniem Przygotowania Projektu.

"Aby cokolwiek zrealizować w projekcie, potrzeba decydenta i kogoś, kto rozpocznie planowanie niezbędnych działań" - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Skuteczne zarządzanie jakimkolwiek działaniem wymaga jasno określonego podziały ról i obowiązków. Tradycyjne metodyki zarządzania projektami definiują strukturę zespołu zarządzania projektem, precyzyjnie określając kompetencje, uprawnienia i odpowiedzialność na każdym stopniu zarządzania. Do najważniejszych ról w zespole zarządzania projektem należą Przewodniczący Komitetu Sterującego (zwany również Właścicielem Uzasadnienia Biznesowego Projektu) oraz Kierownik Projektu. Pierwszym działaniem w projekcie prowadzonym zgodnie z metodyką PRINCE2 ^TM jest właśnie mianowanie tych dwóch osób oraz podjęcie przez nich swoich obowiązków. Osoby te będą odpowiedzialne za realizację dalszych procesów zarządczych, czyli za sterowanie projektem.

"Do terminowego podejmowania decyzji w projekcie potrzebni są właściwi ludzie posiadający odpowiednią władzę, obowiązki i wiedzę" - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Po mianowaniu w procesie PP1 najważniejszych osób w Zespole Zarządzania Projektem, czyli Przewodniczącego Komitetu Sterującego i Kierownika Projektu przyszedł czas na zorganizowanie Zespołu Zarządzania Projektem (ZZP). W procesie PP2 Kierownik Projektu i Przewodniczący Komitetu Sterującego zaprojektują strukturę ZZP biorąc pod uwagę wielkość i rodzaj projektu oraz jego udziałowców. Aby dobrze określić optymalną strukturę ZZP należy wcześniej wykonać  kilka prac planistycznych w procesach PP4 i PP5. W szczególności przydatne jest wykonanie analizy celu projektu, analizy udziałowców oraz określenie jego formuły realizacyjnej.

"Istotą dobrze prowadzonego projektu jest, żeby każda osoba zaangażowana w zarządzanie projektem rozumiała i akceptowała: kto odpowiada przed kim i  za co; kto ma obowiązki i jakie; jakie są drogi raportowania i komunikacji".  - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Przygotowana w procesie PP2 struktura Zespołu Zarządzania Projektem (ZZP) jest teraz uzgadniana z wytypowanymi osobami. W podprocesie następuje formalne mianowanie wskazanych osób do Komitetu Sterującego, Nadzoru Projektu (o ile został powołany), Wsparcia Projektu (o ile został powołany). Upewnimy się tutaj, czy mianowane osoby rozumieją swoje role, obowiązki i kompetencje w strukturach ZZP. Potwierdzimy sposób raportowania, tworząc materiał wejściowy do Planu Komunikacji.

"Przed przystąpieniem do dalszych prac Komitet Sterujący musi się upewnić, czy projekt jest wart realizacji" - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Procesy przygotowania projektu PP mają na celu:

• Zbudowanie zespołu zarządzania projektem (procesy PP1, PP2 i PP3),
• Zaplanowanie etapu inicjowania projektu (proces PP6)
• Zebranie danych dla Komitetu Sterującego do podjęcia w procesie ZS1 racjonalnej decyzji o ustanowieniu projektu i rozpoczęciu fazy jego inicjowania

To ostatnie zagadnienie jest realizowane w procesach PP4 i PP5. W procesach PP4 i PP5 zostaną więc wykonane wszystkie te prace analityczne, które pozwolą zadecydować o tym, czy projekt jest wart realizacji. W tym też procesie Zlecenie Podstawowych Założeń Projektu (Project Mandate) zostanie rozszerzony do Podstawowych Założeń Projektu (Project Brief).

"Zanim można będzie wykonać jakiekolwiek prace planistyczne, należy podjąć decyzje ustalające sposób, w jaki będzie realizowany projekt". - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Podjęcie decyzji o formule realizacyjnej projektu jest jednym z kluczowych zagadnień, mających wpływ na dalsze planowanie i realizację przedsięwzięcia. Z tego powodu metodyka PRINCE2 wyodrębniła osobny proces w grupie procesów Przygotowania Projektu, którego wynikiem jest wybrana formuła realizacyjna.

"Inicjowanie projektu i przygotowanie Planu Projektu wymaga czasu i zużywa zasoby. Ta praca powinna być zaplanowana i zatwierdzona, jak każda inna praca w projekcie. Należy sprawdzić, czy inicjowanie projektu jest uzasadnione i czy nie odbywa się chaotycznie." - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Ostatnim procesem z grupy Przygotowania Projektu jest proces, którego celem jest zaplanowanie kolejnego etapu – inicjowania projektu. Podczas etapu inicjowania projektu trzeba będzie wykonać wiele prac zarządczych. Prace te muszą być wykonane przez odpowiednie osoby bądź zespoły. Jak każda inna czynność w projekcie, prace te powinny być zaplanowane, aby przeprowadzić je w sposób kontrolowany i bezpieczny.

"Kluczowym czynnikiem sukcesu projektu jest osiągnięcie spełnienia przez jego wynik oczekiwań jakościowych klienta oraz Kryteriów Akceptacji." - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

W pierwszym procesie etapu Inicjowania Projektu określana jest jakość wymagana od produktów projektu oraz planowany jest sposób osiągnięcia tej jakości. Głownymi produktami procesu są Plan Jakości Projektu oraz Rejestr Jakości. W procesie tym uściślone ponadto zostają Kryteria Akceptacji dla zidentyfikowanych w procesie Przygotowania Założeń Projektu produktów projektu, stworzony zostaje Plan Zarządzania Konfiguracją oraz Procedura Zarządzania Zmianami.

"Przed zaangażowaniem się w istotne wydatki na projekt, należy ustalić potrzeby, dotyczące zasobów i terminów.Taka informacja, zawarta w Planie Projektu, jest potrzebna aby można było ocenić Uzasadnienie Biznesowe i aby Komitet Sterujący mógł sterować projektem."

Jedną z generalnych zasad nowoczesnego zarządzania projektem jest wykonywanie tylko tych prac planistycznych i zarządczych, które w danym momencie są absolutnie konieczne. Tworzenie szczegółowego planu całego projektu przed rozpoczęciem jego realizacji, w przypadku inwestycji trwających kilka miesięcy i angażujących wiele zasobów jest trudne, często niemożliwe a na pewno ekonomicznie nieuzasadnione. Prace zarządcze kosztują a dewaluacja tak sporządzonego planu jest tylko kwestią czasu.