PManager.pl

Początkiem każdego projektu jest potrzeba. Określa się ją jako potrzebę biznesową, choć słowo „biznes” należy tu rozumieć bardzo szeroko. Ktoś w organizacji dostrzegł problem, potrzebę lub szansę. Jeśli ta osoba wykazała się proaktywnością i nadała sprawie dalszy bieg, to  być może zapoczątkowała cały ciąg zdarzeń, które później nazwiemy projektem. W tej chwili projektu jeszcze jednak nie mamy. Zanim rozpocznie się jego realizacja musi jeszcze zapaść wiele decyzji oraz podczas procesów przygotowania i inicjowania projektu musi zostać przeprowadzonych wiele prac planistycznych. Przedtem jednak kierownictwo firmy bądź programu projektów musi podjąć decyzję o rozpoczęciu prac nad projektem, którą to decyzję metodyka nazywa Zleceniem Przygotowania Projektu.

Formalnie metodyka PRINCE2 ^TM określa Zleceniu Przygotowania Projektu jako otrzymany z zewnętrznego źródła opis problemu bądź okazji, które projekt musi odpowiednio rozwiązać lub wykorzystać. Nazwa Zlecenie Przygotowania Projektu jest używana na określenie dowolnej informacji, która wyzwala działania związane z projektem. Wytyczne IPMA definiują w tym miejscu dokument ZPZP - Zlecenia Podstawowych Założeń Projektu (ang. Project Mandate). Ten dokument o objętości nie przekraczającej jednej strony być może trafi na biurko osoby decyzyjnej, która stwierdzi, że warto się sprawą zająć. Ta decyzja, będąca wynikiem analizy ZPZP uruchomi pierwszą grupę procesów metodyki PRINCE2 - procesów Przygotowania Projektu (PP).

Wynikiem procesów przygotowania projektu będzie kolejny określony przez IPMA dokument zarządczy – PZP - Podstawowe Założenia Projektu (ang. Project Brief), który podczas procesu ZS1 – Zezwolenie na Zainicjowanie Projektu będzie stanowił podstawę do podjęcia decyzji przez Komitet Sterujący o ustanowieniu projektu i rozpoczęciu etapu jego inicjowania

Zastanówmy się, co powinno zawierać ZPZP. Odpowiedź jest prosta – minimum danych niezbędnych do podjęcia decyzji o rozpoczęciu prac nad przygotowaniem projektu. ZPZP możemy potraktować jako wstęp do uzasadnienia biznesowego projektu, którego zarys powstanie w procesie PP4 – Przygotowanie Założeń Projektu a doprecyzowanie nastąpi w procesie IP3 – Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka. ZPZP powinno więc zawierać zarys problemu, spodziewane korzyści z realizacji projektu, być może główne ryzyka, rozważane możliwości realizacji, bardzo ogólnie oszacowany budżet oraz wstępnie określony czas realizacji. Należy pamiętać, żeby nie wykonywać prac planistycznych na zapas, bo w chwili obecnej jeszcze nie wiadomo, czy projekt zostanie ustanowiony – wszelkie prace planistyczne powinny być zredukowane do minimum tak, aby nie ponosić na tym etapie niepotrzebnych kosztów.

Zagadnieniem ciekawym z punktu widzenia organizacji jest wdrożenie procedury zgłaszania ZPZP do odpowiednio decyzyjnej komórki organizacyjnej. Zagadnienie to jest o tyle istotne, że przy dobrze rozwiniętej proaktywności  pracowników organizacji niezbędne jest narzędzie, które potrafi wyłonić najbardziej wartościowe pomysły i nadać im odpowiedni bieg. Zagadnienie to nie jest bezpośrednio związane z zarządzaniem projektem, stąd metodyki, poza określeniem formy ZPZP nie dają w tym względzie więcej wytycznych, pozostawiając to w obszarze zarządzania strategicznego organizacją.

Jeśli jednak, nie ważne w jakiej formie, idea, która jest zalążkiem projektu zostanie podtrzymana przez odpowiednio decyzyjną osobę w organizacji i wydana zostanie formalna zgoda na dalsze działania to być może skutek w postaci realizacji przedsięwzięcia. Bezpośrednio jednak wynikiem tej decyzji będzie rozpoczęcie procesów Przygotowania Projektu (PP).

PRINCE2 Navigator pozwala na poruszanie się po mapie procesów PRINCE2 TM opisywanych na portalu PManager.pl. PRINCE2 Navigator pokazuje pozycję na mapie procesów PRINCE2 jak również zawiera odnośniki do procesów poprzedzających oraz następnych. Odnośniki zawierają krótkie opisy sytuacji, w których podczas zarządzania projektem następuje uruchomienie danych procesów.

Kolejne artykuły (procesy): PP1 - Mianowanie Przewodniczącego Komitetu Sterującego i Kierownika Projektu - pójdziesz tam, jeśli osoba decyzyjna w Twojej organizacji podejmie decyzję o przygotowaniu projektu.

Poprzednie artykuły (procesy): PRINCE2 Tour - Wstęp - wprowadzenie do metodyki PRINCE2TM, czyli minimum informacji o tym, co powinieneś wiedzieć, zanim zaczniesz zarządzać projektem zgodnie z metodyką PRINCE2 TM.

Powiązane artykuły z bazy wiedzy: PRINCE2 i techniki planowania