ZS1 - Zezwolenie na zainicjowanie projektu

Wpisany przez Paweł Schmidt

Niedziela, 27 Lipiec 2008 00:00

"Nikt nie powinie się angażować w znaczące wydatki na projekt przed sprawdzeniem, czy ma on sens."- Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Wszystkie procesy Przygotowania Projektu (PP) miały za zadanie zbudować Zespół Zarządzania Projektem i przygotować dane dla Komitetu Sterującego do podjęcia decyzji o tym, czy projekt w ogóle warto realizować. Proces ZS1 jest ukoronowaniem praz wykonanych przez Przewodniczącego i Kierownika Projektu podczas realizacji procesów PP, w którym ma zapaść decyzja o ustanowieniu projektu i zgoda na rozpoczęcie etapu jego inicjowania.

Jeśli procesy PP zostały przeprowadzone rzetelnie, przystępując do realizacji procesu ZS1 jest już ukonstytuowany Komitet Sterujący, właściwie umocowany w organizacji i posiadający odpowiednie kompetencje do podjęcia decyzji o ustanowieniu projektu. Przygotowany jest również dokument Podstawowe Założenia Projektu (Project Brief), zawierający wykonane w procesie PP4 analizy oraz wybraną w procesie PP5 formułę realizacyjną. Załącznikiem do Założeń Projektu jest Plan Etapu Inicjowania Projektu, który powstał w procesie PP6.

Komitet Sterujący ma więc wiarygodne podstawy do podjęcia odpowiedzialnej decyzji o ustanowieniu projektu i rozpoczęciu prac nad jego zainicjowaniem, ponieważ Podstawowe Założenia Projektu zawierają między innymi:

Zarys uzasadnienia biznesowego, które podczas inicjowania projektu zostanie doprecyzowane w procesie IP3 (uzasadnienie biznesowe zestawia spodziewane korzyści z realizacji projektu z ryzykiem, jakie organizacja poniesie podejmując się jego realizacji),
Cele projektu wraz najważniejszymi produktami
Formułę realizacyjną projektu
Ogólny plan projektu

Rozpoczynając więc proces ZS1Komitet Sterujący wie, co w projekcie ma zostać wytworzone, przez kogo, w jakim czasie, w jaki sposób, jakie są spodziewane korzyści dla organizacji i jakie jest ryzyko przedsięwzięcia. Oczywiście ta wiedza jest określona na dużym poziomie ogólności, gdyż jedną z naczelnych zasad planowania w metodyce PRINCE2 jest niewykonywanie pracy na zapas. Nie mniej jednak wiedza ta powinna wystarczyć do podjęcia wspomnianej wyżej decyzji.

Proces ZS1 w praktyce zwykle odbywa się w formie spotkania Zespołu Zarządzania Projektem. Jeśli jednak wszyscy członkowie Komitetu Sterującego wyrażą zgodę, decyzja o ustanowieniu projektu może zapaść bez formalnej narady, jedynie w oparciu o przygotowane przez Kierownika Projektu dane o projekcie.

Celem procesu ZS1 jest więc:

podjęcie decyzji o ustanowieniu projektu i wyrażenie zgody na rozpoczęcie etapu inicjowania,
formalne zatwierdzenie struktury i członków Zespołu Zarządzania Projektem
zatwierdzenie Planu Etapu Inicjowania Projektu
zagwarantowanie zasobów i wsparcia logistycznego niezbędnego do realizacji etapu inicjowania

Po zakończeniu procesu ZS1 projekt można uznać za rozpoczęty a kierownik projektu rozpocznie prace mające na celu jego zainicjowanie.

PRINCE2 Navigator pozwala na poruszanie się po mapie procesów PRINCE2 ^TM opisywanych na portalu PManager.pl. PRINCE2 Navigator pokazuje pozycję na mapie procesów PRINCE2 jak również zawiera odnośniki do procesów poprzedzających oraz następnych. Odnośniki zawierają krótkie opisy sytuacji, w których podczas zarządzania projektem następuje uruchomienie danych procesów.