PManager.pl

"Ważne jest, aby w trakcie realizacji projektu śledzić wszystkie wytwarzane informacje o projekcie i jego produktach specjalistycznych." - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Celem procesu IP5 jest ustanowienie systemu przechowywania i odszukiwania wszystkich informacji zarządczych projektu, w szczególności zaś informacji niezbędnych do zarządzania pracami, kontroli jakości oraz zarządzania wytwarzaniem produktów specjalistycznych projektu.

Podstawą do ustanowienia systemu dokumentacji  jest:

• ustalenie, jakie produkty specjalistyczne zostaną wytworzone w projekcie (ich opis znajduje się w Planie Projektu oraz w Dokumencie Inicjującym Projekt),
• ustalenie, w jaki sposób przebiega zarządzanie dostępem do produktów projektu (opis znajduje się w Planie Zarządzania Konfiguracją)
• ustalenie, jakie informacje zarządcze są przekazywane w trakcie realizacji projektu (ich opis znajduje się w Planie komunikacji )

W wyniku procesu ustanowiony zostaje system gromadzenia i przechowywania dokumentacji jak również mechanizmów jej wyszukiwania. W trakcie tego procesu powstaje również jeden z najważniejszych rejestrów - Rejestr Zagadnień Projektowych oraz Rejestr Doświadczeń.

Rejestr Zagadnień Projektowych stanowi punkt wymiany informacji pomiędzy interesariuszami projektu a Kierownikiem Projektu. Można go potraktować jako swoistą "książkę skarg i wniosków" w projekcie, gdzie wszystkie zainteresowane strony moga zgłaszać swoje uwagi (zagadnienia projektowe). Rejestr zagadnień bedzie stanowił wejście do bardzo istotnego ciagu procesowego na poziomie procesów Sterowania Etapem - zgłaszania i analizy zagadnień projektowych (procesy SE3 → SE4 → SE5) - jednego z kluczowych mechanizmów operacyjnego sterowania etapem projektu.

Rejestr Doświadczeń jest miejscem, gdzie podczas trwania projektu bedą odnotywywane na bieżąco jego kluczowe aspekty (pozytywne i negatywne). Zapis rejestru doświadczeń pozwoli w procesie Zamykania Projektu stworzyć Raport Doświadczeń.

System dokumentacji stanowi część Planu Zarządzania Konfiguracją Projektu odnosząc się do zarządzania dokumentacją zarządczą. Konstruując go warto pamiętać o tym, że metodyka PRINCE2 zaleca podział dokumentacji zarządczej na teczki:

Teczkę projektu zawierającą informacje dotyczące projektu jako całości, na które składa się:

• Organizacja - opis struktury organizacyjnej projektu, ZZP, ról, kompetencji i idpowiedzialności (zwykle opisane w Dokumencie Inicjującym Projekt)
• Plany (projektu, jakości, komunikacji, zarządzania ryzykiem)
• Uzasadnienie biznesowe
• Rejestr ryzyka
• Dokumenty w zakresie sterowania
• Lista produktów projektu na poziomie Planu Projektu
• Sprawozdania z nabytych doświadczeń

Teczki etapów (w ilości równej zrealizowanym bądź zaplanowanych i będących w realizacji etapów) zawierające:

• Organizację 
• Plany (właściwe dla danego etapu - przede wszystkim Plan Etapu)
• Dziennik (rejestr zagadnień)
• Korespondencję
• Lista produktów etapu

Teczkę jakości zawierającą:

• Charakterystykę produktów
• Oceny jakości
• Rejestr problemów realizacyjnych
• Rejestr jakości

Teczki merytoryczne zawierające:

• Elementy konfiguracji
• Rejestr konfiguracji
• Lokalizacja elementów
• Poprawki specyfikacji

Powyższy podział dokumentacji zarządczej jest zaleceniem - jeśli w standardach organizacji przyjęty jest własny sposób zarządzania dokumentacją zasadne jest utrzymanie jednolitego standardu dla całej organizacji - metodyka PRINCE2 nie stawia przeszkód w tym zakresie.

PRINCE2 Navigator pozwala na poruszanie się po mapie procesów PRINCE2 TM opisywanych na portalu PManager.pl. PRINCE2 Navigator pokazuje pozycję na mapie procesów PRINCE2 jak również zawiera odnośniki do procesów poprzedzających oraz następnych. Odnośniki zawierają krótkie opisy sytuacji, w których podczas zarządzania projektem następuje uruchomienie danych procesów.

Na skróty: IP1 IP2 IP3 IP4 IP5 IP6

Kolejne artykuły (procesy): IP6 - Zestawienie DIP. Pójdziesz tam aby rezultat prac etapu Inicjowania Projektu zestawić w Dokument Inicjujący Projekt

Poprzednie artykuły (procesy): IP1 - Planowanie Jakości - Proces, w którym określana jest jakość wymagana od produktów projektu oraz planowany jest sposób osiągnięcia tej jakości. IP2 - Planowanie Projektu. Proces, w którym powstaje ogólny Plan Projektu.

Powiązane artykuły z bazy wiedzy: Plan komunikacji