PManager.pl

"Każda decyzja dotycząca projektu powinna być podejmowana na czas, przez osobę lub grupę osób najbardziej odpowiednią do jej podjęcia i musi opierać się na dokładnych informacjach."- Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Zapewnienie właściwego przekazywania informacji zarządczej ma zasadnicze znaczenie dla podejmowania decyzji związanej ze sterowaniem projektem. Każdy z poziomów zarządzania w Zespole Zarządzania Projektem oczekuje konkretnej informacji oraz musi wiedzieć w jakiej sytuacji ma informację przekazać i komu. W procesie IP4 powstają kluczowe z punktu widzenia zarządzania projektem mechanizmy i procedury określane mianem elementów sterowania.

Elementy sterowania opisują:

• wymagany przez Komitet Sterujący zakres kontroli i raportowania,
• adekwatny do złożoności projektu i ryzyka zakres bieżącego monitorowania zapewniającego bezpieczeństwo i skuteczne zarządzanie projektem,
• uzgodnione potrzeby komunikacji wszystkich zainteresowanych projektem stron.

W procesie IP4 ustalone zostają między innymi wszystkie procedury związane z podejmowaniem decyzji, tam gdzie to właściwe określone zostają zakresy obowiązków i uprawnień, ustalone zostają granice etapów zarządczych w celu zapewnienia właściwego poziomu sterowania, ustalone zostają tolerancje dla projektu, procedury przekazywania Zagadnień Projektowych na wyższy szczebel zarządzania.

Powstały w procesie IP2 Plan Projektu zostanie tu podzielony na etapy zarządcze wraz zprzyznaniem wstępnych tolerancji. Zamknięcie każdego z etapów zarządczych będzie się wiązać w procesach Zarządzania Zakresem Etapu (ZE) ze stworzeniem planu kolejnego etapu, uaktualnieniem uzasadnienia biznesowego i ryzka, uaktualnieniem planu projektu oraz uzyskania w procesie ZS3 zgody od Komitetu Sterującego na kontynuowanie projektu i rozpoczęcie kolejnego etapu.

Podejmowanie decyzji w procesie ZS3 o kontynuacji projektu stanowi jeden z najistotniejszych elementów sterowania projektem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa projektu domyślna decyzja Komitetu Sterującego jest no go - nie idziemy dalej. W przypadku braku decyzji bądź w przypadku decyzji odmownej Kierownik Projektu nie może zlecić wykonania żadnych dalszych prac w projekcie. Mechanizm ten ma zapewnić, że Komitet Sterujący podejmuje decyzję świadomie a uzasadnienie biznesowe projektu jest cały czas aktualne.

Innymi elementami sterowania są mechniazmy raportowania okresowego, raportowania odchyleń oraz mechanizmy zgłaszania Zagadnień Projektowych i Eskalacji Problemów. Te mechanizmy i procedury mają kluczowe zastosowanie podczas realizowania procesów Sterowania Etepam (SE) zapewniając precyzjny sposób komunikacji na linii Kierownik Zespołu - Kierownik Projektu oraz Kierownik Projektu - Komitet Sterujący.

Jedną z naczelnych zasad podczas ustanawiania elementów sterowania jest nienaruszalna zasada jednopoziomowego zarządzania mówiąca: "szef mojego szefa nie jest moim szefem". Zasada ta precyzuje, że zarówno określenie tolerancji, zlecanie prac jak i raportowanie powinno odbywać się tylko w ramach sąsiadujących poziomów Zespołu Zarządzania Projektem. Określa ona przez to jasne relacje w Zespole Zarządzania Projektem zapobiegając niekontrolowanemu zlecaniu prac przez osoby do tego nieuprawnione oraz nieprecyzyjnemu raportowaniu. Zgodnie z zasadą jednopoziomowego zarządzania określane zostają tolerancje, odpowiednio dla projektu, etapu i pakietu prac oraz raportowane odchylenia. Niestosowanie zasady jednopoziowego zarządzania może prowadzić do bardzo groźnych z punktu widzenia bezpieczeństwa projektu sytuacji związanych ze zlecaniem prac kierownikom zespołów realizacyjnych bezpośrednio przez Komitet Sterujący lub osoby spoza Zespołu Zarządzania Projektem z pominięciem Kierownika Projektu. W tej sytuacji Kierownik Projektu odpowiadający de facto operacyjnie za projekt traci kontrolę nad realizowanymi pracami. W podobny sposób dużym zagrożeniem jest pominięcie któregoś z poziomów Zespołu Zarządzania projektem podczas raportowania. Prowadzi to do sytuacji w których istotna informacja zarządcza nie trafia do osób najbardziej zainteresowanych jej otrzymaniem. Zasada jednopoziomowego zarządzania jest regułą bardzo prostą i sensowną, jednak w organizacjach o niskiej kulturze projektowej bardzo często naruszaną co prowadzi niestety do wielu przykrych konsekwencji.

Materiałem wejściowym do procesu IP4 jest ustanowiony w procesie IP1 plan jakości projektu. W procesie aktualizowane są:

• Plan Projektu – rozszerzenie o działania i zasoby niezbędne do monitorowania i sterowania projektem.
• Rejestr Ryzyka – uzupełnienie o nowe lub zmienione zagrożenia ujawnione jako skutek definiowania działań monitorujących (np. ryzyka związane z nieprawidłowym przekazywaniem informacji zarządczej).

Produktami procesu są ustanowione elementy sterowania oraz plan komunikacji projektu.

PRINCE2 Navigator pozwala na poruszanie się po mapie procesów PRINCE2 TM opisywanych na portalu PManager.pl. PRINCE2 Navigator pokazuje pozycję na mapie procesów PRINCE2 jak również zawiera odnośniki do procesów poprzedzających oraz następnych. Odnośniki zawierają krótkie opisy sytuacji, w których podczas zarządzania projektem następuje uruchomienie danych procesów.

Na skróty: IP1 IP2 IP3 IP4 IP5 IP6

Kolejne artykuły (procesy): IP2 - Planowanie projektu. Pójdziesz tam, aby ogólnie zaplanować projekt. IP6 - Zestawienie DIP. Pójdziesz tam, aby zestawiając wszystkie prace planistyczne w Dokument Inicjujący Projekt zakończyć etap Inicjowania Projektu

Poprzednie artykuły (procesy): IP2 - Planowanie projektu. Ogólne planowanie projektu.

Powiązane artykuły z bazy wiedzy: Zespół Zarządzania Projektem Plan komunikacji   - dostęp tylko dla zarejestrowanych użytkowników. Zarejestruj się