IP3 - Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka

Wpisany przez Paweł Schmidt

Sobota, 18 Październik 2008 00:00

"W trakcie ustanawiania projektu, a w szczególności w trakcie jego realizacji, jest niezwykle łatwo skoncentrowac się na tym, co jest robione i jak to ma być robione, jednocześnie ignorując zagadnienie, dlaczego trzeba to zrobić" - Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM

Uzasadnienie biznesowe (bussines case) jest bodajże najważniejszym dokumentem projektu. Decyduje o jego „być albo nie być”. Stanowi istotę jego istnienia i realizacji. Poprzez odpowiednio skonstruowane procesy zarządcze metodyka gwarantuje, że uzasadnienie biznesowe projektu jest cały czas aktualne, czyli że realizacja projektu przyniesie spodziewane korzyści biznesowe. Metodyka gwarantuje również, że w przypadku ustania uzasadnienia biznesowego projektu zostanie on w sposób kontrolowany i bezpieczny zamknięty tak, aby biznes finansujący projekt poniósł jak najmniejsze straty.

Uzasadnienie biznesowe projektu budujemy od samego jego początku. Jego podwaliny powstają na poziomie Zlecenia Podstawowych Założeń Projekt (Project Mandate), zarys powstaje w fazie Przygotowania Projektu (proces PP4) i zostaje sformułowany w dokumencie Podstawowe Założenia Projektu (Project Brief). W fazie Inicjowania Projektu Uzasadnienie Biznesowe zostanie ostatecznie doprecyzowane. W procesie Zarządzania Zakresem Etapu Uzasadnienie Biznesowe będzie uaktualniane a następnie w procesach Zarządzania Strategicznego będzie poddawane ocenie przez Komitet Sterujący.

Uzasadnienie biznesowe opisuje korzyści, jakich spodziewamy się osiągnąć poprzez realizację projektu. Z drugiej zaś strony każdy projekt wiąże się z ryzykiem. W projektach, podobnie jak w grze na giełdzie, z reguły jest tak, że im większych spodziewamy się korzyści, tym większe ryzyko musimy ponieść, by te korzyści osiągnąć. Z tego też powodu w procesie IP3 następuje zestawienie korzyści z ryzykami poprzez doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego i ryzyka.

W procesie korzystamy z zarysu Uzasadnienia Biznesowego opracowanego w Podstawowych Założeniach Projektu w celu doprecyzowania Uzasadnienia Biznesowego w oparciu o całą pozyskaną o projekcie wiedzę. Wskazujemy również jak i kiedy ma być zmierzone osiągnięcie każdej założonej korzyści. Uaktualniamy również utworzony już w fazie Przygotowania Projektu Rejestr Ryzyka poprzez uszczegółowienie dotychczas zidentyfikowanych ryzyk oraz dodanie oceny ryzyka dla wszystkich dalszych zidentyfikowanych zagrożeń.

Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka może spowodować konieczność modyfikacji Planu Projektu poprzez wprowadzenie elementów redukujących ryzyko, czyli:

Uwzględnienie odpowiednich działań zapobiegawczych
Określenie budżetu na sfinansowanie tych działań
Określenie planów rezerwowych
Stworzenie bądź modyfikację rezerwy budżetowej niezbędnej do sfinansowania realizacji planów rezerwowych

PRINCE2 Navigator pozwala na poruszanie się po mapie procesów PRINCE2 ^TM opisywanych na portalu PManager.pl. PRINCE2 Navigator pokazuje pozycję na mapie procesów PRINCE2 jak również zawiera odnośniki do procesów poprzedzających oraz następnych. Odnośniki zawierają krótkie opisy sytuacji, w których podczas zarządzania projektem następuje uruchomienie danych procesów.