PManager.pl

"Przed zaangażowaniem się w istotne wydatki na projekt, należy ustalić potrzeby, dotyczące zasobów i terminów.Taka informacja, zawarta w Planie Projektu, jest potrzebna aby można było ocenić Uzasadnienie Biznesowe i aby Komitet Sterujący mógł sterować projektem."

Jedną z generalnych zasad nowoczesnego zarządzania projektem jest wykonywanie tylko tych prac planistycznych i zarządczych, które w danym momencie są absolutnie konieczne. Tworzenie szczegółowego planu całego projektu przed rozpoczęciem jego realizacji, w przypadku inwestycji trwających kilka miesięcy i angażujących wiele zasobów jest trudne, często niemożliwe a na pewno ekonomicznie nieuzasadnione. Prace zarządcze kosztują a dewaluacja tak sporządzonego planu jest tylko kwestią czasu.

Sczegółowe planowanie projektu od jego początku do końca w tradycyjnych metodykach zarządzania projektami jest pokutującym mitem tak samo powszechnym jak i nieprawdziwym. Zarówno metodyka PRINCE2 jak i wytyczne IPMA mówią o planowaniu na trzech poziomach:

• Ogólnym planie projektu
• Szczegółowym planie etapu zarządczego
• Planie pracy dla zespołu roboczego

W procesie IP2 powstaje ogólny plan projektu dzielący go wstępnie na etapy zarządcze tworząc tak zwany model fazowy projektu. Należy tu zwrócić uwagę, że metodyka nie wymaga koordynacji etapów zarządczych z etapami technicznymi zależnymi od technologii wytwarzania produktów specjalistycznych.

Dobre praktyki mówią, że etap zarządczy powinien trwać 4-6 tygodni. Po zakończeniu etapu zarządczego w ramach procesów Zarządzania Zakresem Etapu planowany jest kolejny etap zarządczy, uaktualniane uzasadnienie biznesowe a w procesie ZS3 uzyskiwana jest zgoda Komitetu Sterującego na kontynuację projektu.

Wszystkie te prace zarządcze mają jednak miejsce znacznie później – po zainicjowaniu projektu  a następnie po rozpoczęciu prac technicznych polegających na wytwarzaniu produktów specjalistycznych projektu. W pierwszej kolejności musi jednak powstać wysokopoziomowy Plan Projektu. Podczas planowania staramy się opisać projekt jako całość bez zagłębiania się w szczegóły – będzie na jeszcze czas na poziomie planów niskopoziomowych – czy to planu etapu, czy też planu dla zespołu realizacyjnego. Na poziomie planu projektu:

• określane są główne produkty projektu oraz najważniejsze działania niezbędne do uzyskania tych produktów,
• oceniane są główne zagrożenia i proponowane środki zaradcze
• szacowane są niezbędne nakłady na projekt
• określane są terminy osiągnięcia najważniejszych kamieni milowych projektu

W celu stworzenia Planu Projektu uruchomione zostają wszystkie procesy planowania PL, zapewniające odpowiednią jakość Plan Projektu. W procesie oszacowane też zostają budżety:

• Budżet zmian – wynikający z szacowanej ilości wniosków o zmianę nakłady niezbędne do pokrycia kosztów zmian. Po określeniu nakładów Kierownik Projektu może wystąpić do Komitetu Sterującego o stworzenie wydzielonego budżetu pokrywającego koszty ewentualnych zmian.
• Budżet rezerwowy (rezerwa budżetowa na ryzyko) – wynikająca z oszacowanych kosztów ryzyka, dla którego przyjęto reakcję akceptacji aktywnej. Zarządzanie ryzykiem na poziomie Planu Projektu odbywa się podczas procesów planowania w podprocesie PL6. W ramach procesu Planowania Projektu uaktualniony zostaje Rejestr Ryzyka.

Powstały w procesie IP2 plan projektu będzie stanowił podstawę do dalszego planowania kolejnych etapów zarządczych. Po zakończeniu każdego z etapów w ramach procesów Zarządzania Zakresem Etapu będzie uaktualniany na podstawie danych pozyskanych podczas realizacji etapu.

PRINCE2 Navigator pozwala na poruszanie się po mapie procesów PRINCE2 TM opisywanych na portalu PManager.pl. PRINCE2 Navigator pokazuje pozycję na mapie procesów PRINCE2 jak również zawiera odnośniki do procesów poprzedzających oraz następnych. Odnośniki zawierają krótkie opisy sytuacji, w których podczas zarządzania projektem następuje uruchomienie danych procesów.

Na skróty: IP1 IP2 IP3 IP4 IP5 IP6

Kolejne artykuły (procesy): PL1 - Projektowanie Planu. Pójdziesz tam, aby przechodząc przez 6 procesów planowania sporządzić plan projektu. IP3 - Doprecyzowanie Uzasadnienia Biznesowego i Ryzyka - pójdziesz tam aby zapewnić aktualność uzasadnienia biznesowego oraz zabezpieczyć się przed ryzykiem podczas realizacji projektu. IP4 - Ustanowienie Elementów Sterowania. Pójdziesz tam, aby określić mechanizmy zarządcze związane ze sterowaniem projektem. IP5 - Ustanowienie Systemu Dokumentacji. Pójdzesz tam, aby stworzyć system dokumentacji projektowej.

Poprzednie artykuły (procesy): IP1 - Planowanie Jakości - Proces, w którym określana jest jakość wymagana od produktów projektu oraz planowany jest sposób osiągnięcia tej jakości.

Powiązane artykuły z bazy wiedzy: PRINCE2 i techniki planowania